İŞ YERİNDE KAYTARMA SEBEPLERİ

Pek çok çalışan, mesai saatlerini fazla uzun, hatta bitmez tükenmez olarak görüyor. Sürekli masa başında ya da ofiste olmak da sıkıyor insanları. Biraz kitap dergi okumak, çay, kahve, sigara molalarını 5-10 dakika uzatmak, internette şöyle bir gezinmek, çalışanın kafasını dağıtmaya yardımcı olabiliyor. Tabii dozunda bırakmak şartıyla. Çünkü kasıtlı "kaytaranlar" ve işini "vakit doldurup" aksatanlar da var.
 

Sabah ofise gelince gazete okumak, güzel bir kahvaltı, çay, kahve, sigara eşliğinde iş arkadaşlarıyla sohbet etmek, ofiste şöyle bir dolanmak, bilgisayarda şahsi e-postalarını cevaplamak, oyun oynamak, sağa sola laf atmak, telefon görüşmeleri, yaz döneminde tatil planlarını düzenlemek hepimizin mesai saatleri içinde az veya çok yaptığımız şeyler. Ama bunları ne kadar sıklıkta yapıyoruz ve bütün bunlar toplam iş saatimizin ne kadarını alıyor? Günde kaç dakikamızı hatta kaç saatimizi (profesyonel açıdan) boş yere harcıyoruz?

salary.com 2.500 kişiyle bir araştırma yaptı. Araştırmaya yüzde 90 oranında tam zamanlı çalışan katıldı. Bunların yüzde 45’i erkek, yüzde 55’i kadındı. Anket katılımcılarının yüzde 73’ü zamanlarının bir kısmını işle alakası olmayan aktivitelerle harcadıklarına itiraf ettiler. Yine aynı araştırmaya göre Amerikalıların günde 2 saatten fazla boşa zaman geçirdikleri ortaya çıktı. Bu da yılda 759 milyar dolar demek. Ankete göre en çok boşa zaman harcatan aktiviteler şunlar:

İnternet yüzde 48

Çalışanlarla sohbet yüzde 33

Kişisel işler yüzde 30

Kişisel telefon görüşmeleri yüzde 19

Uzun yemek araları ve molalar yüzde 15

Asıl ilgi çekici olan ise, üniversite ya da daha yüksek lisans diplomasına sahip olan çalışanların, mesai saatlerinde daha çok "kaytarıyor" olması. Bunun nedeni acaba yüksek diploma sahiplerinin şirkette daha yüksek pozisyonlarda, dolayısıyla daha az denetime tabi olması olabilir mi acaba?

Ankete katılanların yüzde 27’si ise işte mesai saatleri içinde zaman öldürmediklerini söylüyorlar. Fakat, aynı yüzde 27’lik dilimin yüzde 33’ü, işte işle alakası olmayan aktivitelere zaman harcadıklarını da itiraf ediyorlar. Bu da, büyük ihtimalle, bu çalışanların, iş ile alakası olmayan aktiviteleri zaman kaybı olarak görmemelerinden ve bu tarz aktiviteleri de günlük iş yaşamının bir parçası olarak algılamalarından kaynaklanıyor. 50 ve üstü yaşlardaki çalışanlar en az boşa zaman harcayan grup, bunların yüzde 49’u yarım saat ya da daha az boşa zaman harcadıklarını belirtiyorlar.

Yenibiris.com’un 20 bin kişiyle yaptığı ankette sonuçların farklı olmadığı görülüyor. İnternette gezinmek yüzde 37 ile birinci sırada. Sigara, çay, kahve molası yüzde 17, kişisel plan, program yapmak yüzde 13, diğer çalışanlarla sohbet ve gazete, kitap, dergi okumak yüzde 10,6, şahsi bakım ve tuvalet yüzde 6,5, kişisel telefon görüşmeleri yüzde 2,4 ve bilgisayarda oyun oynamak yüzde 2,1.

Düşük maaş çalışanın kaytarmasına neden oluyor

Türk Psikologlar Derneği İstanbul Şubesi Başkanı Prof. Dr. Zeynep Aycan boşa zaman harcamanın birkaç nedeni olabildiğini söylüyor.

Çalışanın işinden mumnun olmaması: Yaptığı işin kişiyi motive etmemesi, yeterince zorlayıcı veya kişisel gelişime imkan tanıyıcı olmaması.

Çalışma koşullarından memnun olmaması: Ücret, yan haklar, yöneticinin veya çalışma arkadaşlarının tutum ve davranışlarından memnun olmamanın sonucunda motivasyon düşüklüğü.

Belirlenen hedeflerin çok zorlayıcı veya çok kolay olması: İlk durumda kişi nasılsa ulaşamayacağı hissiyle kaçınma davranışına girişiyor ve iş dışı uğraşlar buluyor. İkinci durumda ise nasılsa zaman var hallederim diye düşünüyor ve iş dışı uğraşlara yöneliyor.

Hedef ve beklentilerin belirgin olmaması: Yapılması gereken işlerin ne olduğu ve hangi zamanda bitmesi gerektiğinin belli olmaması; yapsa da yapmasa da aynı muameleyi göreceğini düşünmesi.

Çok uzun çalışma saatleri: Gece 10’a kadar vakti olduğunu bilen çalışan yayılma ve oyalanma davranışları gösterebilir. Kısıtlı zamanda belirgin hedefleri olan kişi bu davranışları gösteremez.

Aşırı yorgunluk veya stres: Kaytarma davranışıyla rahatlamaya çalışma çabası.

Kişilik: Çalışkan, sebatkar ve acelecilik özelliklerini taşıyan kişilerin kaytarmaya daha az meylettiği düşünülür.

Aycan, aynı zamanda gençlerin ve bekarların bu tür davranışlara daha yatkın olduğunu söylüyor. Bekarların kaytarmaya meyilli olmasının nedeni, eve gitme telaşlarının olmaması ve işi zamana yayma rahatlığı.

Araştırmaya göre, farklı yaş gruplarının bir günlük mesai içinde "kaytarma" süreleri de farklı:

58-77 yaş arası günde 0.50 saat

48-57 yaş arası günde 0.68 saat

38-47 yaş arası günde 1.19 saat

28-37 yaş arası günde 1.61 saat

22-27 yaş arası günde 1.95 saat.

Ne yapmalı?

Peki işte boşa zaman harcamanın ya da zaman öldürmenin önüne nasıl geçilebilir?

İş saatleri dışında çalışmayı engellemek: Herkesin çok geç işten çıktığı bir ortamda çalışanlar da buna kendini mecbur hissediyor ve geceye kadar vakitleri olduğunu bildikleri için işler yayılıyor ve kaytarma başlıyor. Eve giderek yeterince dinlenemedikleri için de bu defa yorgunluktan kaytarma davranışı gösteriyorlar. En geç 6’da mesainin bittiğini ve hedeflenen performansın gösterilmesi gerektiğini bilen bir çalışan kaytarma davranışı göstermiyor.

Performans yönetimini doğru yapmak şart: Hedefler doğru belirlenmeli, sıklıkla performansa yönelik geri bildirim verilmeli.

Monotonluğu kırmak için çalışanların farklı şeyler yapabilmelerine olanak tanımak: Farklı projelerde veya ekiplerde çalışmak; sahada çalışanların bir süre ofiste, ofistekilerin de bir süre sahada çalışması gibi rotasyon yapmak.

İş tatmini ölçümleri yapmak ve sorunlu alanlarda iyileştirmeye gitmek: İşinden ve çalışma koşullarından memnun kişilerde kaytarma davranışı çok daha azdır.

İş veya işyeri ortamını eğlenceli hale getirmek: Türkiye’de çalışma ortamlarında ’having fun’ (iyi vakit geçirme) anlayışı çok yaygın değil. Asık suratlı ciddiyetten yanayız. Ama işini severek ve eğlenerek yapmak başka eğlence kaynaklarının arayışını azaltır.

Oyun sitelerine girişler kurum tarafından engellenebilir: Ama bunun yerine kurumun bir odasında bilgisayar oyunları içeren bilgisayarlar konulabilir ve çalışanların örneğin her hafta 10 jetonu olmasına izin verilir; her bir jetonla 15 dakika oyuna izin verebilir.

İndus Danışmanlık’tan Efsun Yüksel Tunç ise zaman öldürmeyi engellemek için bir kişiyi tek bir projeye odaklamak yerine kişiye pek çok projeyi aynı anda yönetme fırsatı vermenin etkili olacağını söylüyor. Diğer yöntemler ise kişiye haftalık çalışma saatinin belirli bir oranında "özgür çalışma saati" vermek ve çalışanların internette gezinme ve sohbet için ayırdıkları zamanda kurum içi iletişim amaçlı kullanılan internet tabanlı bir sistemde yazılar yazmaları, paylaşımlarda bulunmaları, öneri ve dileklerini aktarmaları adına boş zamanlarını değerlendirmelerini sağlamak.

Bu arada, iş yerindeyken neye ne kadar zaman ayırdığınızı anlamak için size küçük bir öneri: Mesela sabah ofisinize geldiniz ve gazete okumaya başladınız. Saat tutun. Gazete okumayı bitirdiğinizde bu aktiviteye ne kadar zaman ayırdığınıza bakın. Sonra bu uygulamayı yemek, çay, kahve, sigara molaları, sohbetler, telefon görüşmeleri için de yapın. Çıkan sonuçlar çalışma saatlerinizi daha verimli kullanmanız konusunda size yol gösterecektir.

Boş oturuyor görünmemek için yapılacaklar

Bir de işte vakit geçirme konusu var. Birçok insan iş saatleri içinde boş boş otururken yakalanmaktan çok korkar. Patronun ya da diğer çalışma arkadaşlarının "Şuna bak boş boş oturuyor " demesinden çekinir. Fakat çalışmadan ya da iş yapmadan da meşgul insan görünümü verilebilir. Nasıl mı? Buyrun size bu konuda "internet geyikleri":

Sıvı alın: Bol bol su, çay veya kahve için. Kimse sizi bedensel ihtiyaçlarınız yüzünden suçlayamaz. Çok sıvı aldığınız için tuvalette de daha sık gideceğiniz için daha uzun zaman harcamış olursunuz. İşi abartırsak, erkeklere ihtiyaçlarını karşılamaları için oturmalarını da önerebiliriz. Ayakta yapmaktan daha uzun sürer.

Temiz olun: Tuvaletteyken elinizi daha itinayla yıkayın, daha uzun sürsün. Birçok insan bu işi telaş içinde hızlı bir şekilde yapar. Ekstradan harcadığınız birkaç saniyeyi kimse farketmeyecektir.

Dağınık olun: Eğer dağınık ve karışık bir masanız varsa haftada 1 ya da 2 saati masanızı düzenleyerek geçirebilirsiniz. Cuma akşamları ve pazartesi sabahları bu iş için en iyi zamanlardır. Kağıtları düzenleyin, yazmayan kalemleri ayırın, sağa sola post-it’ler yapıştırın ki insanlar çok çalıştığınızı ve aklınızda tutamadığınız şeyleri not aldığınızı düşünsün. Raptiyeleri renklerine göre ayırın. Dolaplarınızı düzeltin. Hatta ofisinizdeki kitaplığı da elden geçirebilirsiniz.

Bilgisayar: Bilgisayarınıza olur olmaz gereksiz bir sürü program yükleyin. Böylece bilgisayarınız daha yavaş çalışacak. Siz bu yavaş bilgisayarda verilerin, bilgilerin gelmesini beklerken arkanıza yaslanın ve rahatlayın. Patron sorarsa bilgisayara suç atın. Muhtemelen patronunuz da size hak verecektir. Yavaşlatılmış bilgisayar size günde yaklaşık 42 dakika kazandırır.

İnternet: İş yerinizdeki bilgisayarı kişisel eğlenceniz için kullanmanız konusunda çok dikkatli olun. Patronunuz internetin zaman kaybı olduğunu bilir ve kimin bilgisayarda oyun oynadığını kimin müzik dinlediğini sürekli takip eder. O yüzden bilgisayarı bu işe fazla bulaştırmayın. Araştırma yapın. İşinizle ilgili olsun ya da olmasın. Meraklı bir eleman gibi görünün ama aslında hiçbir şey yapmayın. Bu size puan da kazandırabilir.

Ofis muhabbetleri: Açık ortamda yapılan sohbetlere mutlaka katılın. Çok fazla konuşmanız gerekmez. Önemli olan fiziksel olarak orada bulunmak. Sohbet esnasında kafanızı birkaç kez konuşulanları onaylarmışçasına sallayın. Sizden yorum istemelerine de hazır olun. Böyle bir durumda "Pardon, aklımda çok başka şeyler vardı. Bütçe konusunu düşünüyordum" gibi yuvarlak cümleler kurarak sıyrılabilirsiniz. Bu etkinlik de yarım saatle bir saat arası zaman harcamanız demektir.

Toplantılar: Çağrıldığınız her toplantıya katılın. Zaten herkes toplantıların zaman kaybı olduğunu bilir. Toplantıda herşeyi yapabilirsiniz. Kalabalık olduğu için tamamen kendinizle ilgili planlar yapabilir, futbol maçlarını, dizileri düşünebilirsiniz. Toplantılar günde yaklaşık 1-1,5 saat harcamanız anlamına gelir.

Mutfakta zaman geçirin: Home office’te çalışanlar ya da ofisinde mutfağı olanlar için bir seçenek daha. Çay kahve içtiğiniz bardağı yıkamakla zaman geçirebilirsiniz. Hem suyla oynamak stresinizi de alacaktır. Ayrıca kendi işinizi kendiniz gördüğünüz için takdir bile edilebilirsiniz.

Acil ve önemli işlere az zaman ayrılıyor

Dört tip faaliyet vardır diyor uzmanlar:

Acil ve önemli işler (önce bunlara el atmak gerekir)

Acil ama önemsiz işler

Önemli ama acelesi olmayan işler

Acelesi olmayan önemsiz işler.

İnsanoğlu kolayına geldiği için işe bu sonunculardan başlarmış.