Aynı anda 10 işe nasıl yetişilir

Yöneticilerin cevap vermesi gereken bir soru: Aynı anda on işe birden nasıl yetişilir? İlk iş hemen yapılması gerekeni yarına kalabilecekten ayırmak. Durup bir düşünün bakalım: Siz, bunu becerebiliyor musunuz? İşleri birer birer ele alırsanız, peşpeşe 10 iş devirmek kolay. Ama önem ve aciliyet sırasına nasıl koyacaksınız? İşte marifet burada.

Ama bazen, günlük işlerin, koşuşturmacanın, toplantıların, telefonların, e-postaların arasında insanın kafası karışabiliyor. Bir yöneticinin dediği gibi "ınsan bazen, yapması için maaş aldığı işe vakit ayıramadığı hissine kapılıyor". Yani sıra "asıl işinize" bir türlü gelmiyor. Gereksizleri ayıklayıp, önemli ve acil olana odaklanamıyorsunuz.

Bir İK uzmanının dediği gibi iş arkadaşlarınızı "yönetici vasıflarını değil, kendi işlerini iyi yaptıkları için" yükselterek yönetici koltuğuna oturtuyorsunuz. Öyle olunca da, önceliklerini yönetici gözüyle değil, eski (operasyonel) alışkanlıklarına göre belirliyorlar. Astlarının işlerini de "yanlış gözlükle" planlıyorlar. Bu da işleri aksatıyor.

Peki ne yapmak gerek? Yönetim görevine gelenlere uzmanlıklarıyla helalleşmeleri gerektiğini anlatmak, yetki vermeyi, insan çalıştırmayı öğretmek gerek. Yani üst yönetimin, yeni yöneticiyi görevlerine odaklanmaya yönlendirmesi gerek.

Ama bir danışmanın dediği gibi "Bir sorun daha var. Siz insanlara ’acil olanı seçip önce ona odaklanması gerektiğini’ öğretiyorsunuz. Ama günümüzde herşey öncelikli hale geldi. Demek ki öncelik diye bir şey kalmadı." Artık marifet hepsi birbirinden öncelikli işler içinde "en öncelikli" olanı bulup çıkarmak. Sıraya koymak. Mesela ? Mesela her müşteri tek tek önemlidir. Ama cironuzun yüzde 10’unu teşkil eden müşteri kapıyı vurup gitmek üzereyse, dikkatinizi çok acele bu yöne çevirmenizde fayda var demektir.


Önceliklerinizi belirlemek için (öncelikli) 10 altın kural

(1) Öncelikleri, ikinci sırada gelen işlerden nasıl ayıracağız?

Görevinizin sizden ne beklediğini ve ne emrettiğini iyi tanımlamalısınız. Bu konuda bir sorun yaşıyorsanız, üstlerinizin kapısını çalın ve yardım isteyin. Size temel hedeflerinizi göstersinler. Zamanı ve gücü sınırlı olan yöneticinin ilk işi, önceliklerini hedefleriyle tutarlı hale getirmektir.

(2) İş bölümü nasıl olmalı?

Öncelikleri belirlediniz mi, sıra bunları kimin yerine getireceğine gelir. Hangilerini sizin, bizzat yapmanız gerek? Hangilerini yardımcılarınıza aktarabilirsiniz? Bu arada acil ve önemli olmayan ama gözden kaçmaması gereken işlere de dikkat etmelisiniz. (Kolay mı yönetici olmak?) Son olarak da, "sembolik" görevleri (konferanslar, kokteyller vs) yok saymamalısınız.

(3) Süratle işe girişmek

Öncelikleri belirlemek ve sıralamak yetmez, zamanında yerine getirmek için derhal harekete geçmelisiniz. Ve tek tek her birinin hakkını vermelisiniz.

(4) Planlama, bilanço, bilgilendirme

Haftanın başında (yahut günün sabahı) yapılacak işleri mesela müşterilerinizle olan randevularınızı "getirebileceği sonuçlara göre" bir gözden geçirip, sadece zaman sırasına değil, önem sırasına da koyun. Sonra hafta sonu (yahut akşam) yapılan işlerin bir bilançosunu çıkarın. Tekrarlamamak gereken hataları tespit edin.

(5) Hiperaktif olmak her zaman çare değildir

Bir sorun çıktığında üstüne atlamak genelde işi yüzünüze gözünüze bulaştırmak için birebirdir. Telaş yapmayın, soğukkanlılıkla durumu inceleyin, elinizdeki işi bırakmaya gerek var mı, karar verin.

(6) Hayır demeyi bilmek

Kendinizi (vaktinizi, enerjinizi) korumayı bilin. Aksi takdirde bir işten diğerine atlar durursunuz. Ama niye hayır dediğinizi de açıklayın. Eğer işinizi bölen üst yöneticinizse, ona sorumluluklarını nezaketle hatırlatın (herkes kendi işini yapmalı), bir karar vermesini söyleyin. Öncelikleri belirlesin ve sürekli değiştirmesin.

(7) Her şeyi ben yapayım telaşına kapılmayın

Bütün gücü elimde tutayım, herkes bana mahkûm olsun telaşına kapılmayın. ımtiyazlarınızdan fedakarlık etmeyi, bazı iş ve yetkileri devretmeyi öğrenin. Önceliklerinize fokuslanmaya çalışın.

(8) Detaylara dikkat

"Benim işim değil / benim yetkim dahilinde değil / benim üstüme vazife değil / şimdi sırası değil" dediğiniz kimi detaylar, işi batırabilir. Bir köprüyü bazen bir somun ayakta tutar. O somunu gözden kaçırmamak da sürekli dikkat ister.

(9) Az eziyetle çok iş

Asgari gayret (zaman, imkan ve enerji) harcayarak en iyi neticeyi alacak işi önce yapan "öncelikleri en iyi yöneten" yöneticidir. Bunu unutmayın!

(10) Ve dinlenmeyi de bilin

Lee Iacocca’nın sözüdür, "Adam gibi tatil yapmayı bilmeyen yöneticiyi stratejik bir göreve asla getirmem!" der. (Tabii, çok önemli bir gelişme olduğunda "Bana ne, ben izindeyim" deme lüksünüz yok. Ama bunu bir alışkanlık haline getirmeyin.)


Dört tip faaliyet vardır diyor uzmanlar
-Acil ve önemli işler (önce bunlara el atmak gerekir)

-Acil ama önemsiz işler

-Önemli ama acelesi olmayan işler

-Acelesi olmayan önemsiz işler