İşyerinizi kasvetten kurtarın

İşyerinde kasvetten kurtulmanın yolları

Krizin yarattığı kasvet herkesi sarıp sarmalıyor. İşsiz kalma, geçinememe korkusuyla iyice baskı altına giren ve içi kararan çalışanlar, şirketlerinin onlara en çok ihtiyacı olduğu anda motivasyon düşüklüğü yaşıyorlar. İşte iyi bir lider de böyle durumlarda kendini belli ediyor. Bu kasvet havasını yok etmek için çalışanları bilgilendirmek, tampon rolü görmek, çalışanlara sorumluluk vermek ve onlarla diyalog halinde olmak başarılı bir liderin görevi.

Yönetimin merkezileşmesi, denetimin artması, güven duygusunun azalması, kaygının yükselmesi, motivasyonun düşmesi ve kurum içi çatışmaların artması şirketlerde kriz dönemlerinde sıklıkla yaşanan sorunlar. Bunlara işsiz kalma korkusu da eklenince, işte, evde her yanı bir kasvet havası sarıyor. Bu kasveti ortadan kaldırıp, yolumuza devam etmemizi sağlayabilecek yönetici gerçekten başarılı bir lider demektir.

Kriz nedeniyle oluşan panik duygusunu ortadan kaldırmak için iç iletişime ağırlık vermek, çalışanları dinlemek, bilgilendirmek tahmin edilmeyecek kadar değer yaratabilir. Evet toz pembe bir tablo çizilemez ama bu dönemde çalışanları çok daha kasvete sokacak bir tablo çizmek de bir yöneticinin yapacağı en büyük hatalardan biri. Gerçekçi olmakta ve soğukkanlılığı korumakta fayda var. Bu dönemde kaygıyı yok etmek için yöneticilere önemli roller düşüyor.

lk hata, paniklemek ve yanlış kararlar vermek

Çalışana değerli olduğunu hissettirmek için çay toplantıları gibi sosyal birliktelik toplantıları düzenlemek, basına doğru demeçler vermek, şirket içinde mesajlar ve duyurular yayınlamak yani iletişimi artırıp güven duygusunu sağlamlaştırmakla işe başlanabilir.

Uzun yıllar üst düzey yöneticilik yapan, şimdi de direktörü olduğu Sabancı Üniversitesi Yönetici Geliştirme Birimi’nde her seviyeden yöneticiyle çalışan Dr. Cüneyt Evirgen, şirketlerin bu dönemde yaptıkları en büyük hatanın panikle yanlış kararlar almak olduğunu söylüyor: "Panikle hemen finansal hedeflere kilitlenip, insan kaynağını önemsemiyorlar. Ama şunu biliyoruz ki, yetkin ve işi sahiplenen çalışanlar şirketlerin en değerli varlıklarıdır. Aynı yetkinliklere sahip kişileri tekrar bulmak kolay olmayacaktır. Ayrıca işten çıkardığınız kişiyi rakip firma da alabilir, bu durumda rakibi güçlendirmiş olabilirsiniz." Bu dönemde herkesin güvene ihtiyacı olduğunu söyleyen Evirgen, açık iletişimin, şeffaf ve açık olmanın önemine dikkat çekiyor: "Hiçbir şey olmamış gibi davranılmamalı. Şeffaf ve açık olunmalı. Kimse çocuk değil. Kulaktan kulağa hikayeler dolaşmaya başladığında sistem içten içe kendini kemirmeye başlar. Burada gerçekleri paylaşmak önemli ama dürüst olunmalı, hayal satılmamalı. İletişimde anlatmak, anlaşıldığından emin olmak, yapıcı geri bildirimler ve fikriler almak önemli."

Kaygı çalışanların motivasyonunu düşürüyor

Prof. Dr. Acar Baltaş, yöneticilerin bu dönemde yaptıkları tehdit edici yaklaşımların oluşan olumsuz havanın daha da artmasına sebep olduğunu söylüyor: "Bu yaklaşımlarla, kaygıyla birlikte performansı artıracaklarını düşünürler fakat kaygının artması, sanılanın aksine çalışan performansını düşürür. Kriz dönemlerinde sorunlara kısa vadeli, hızlı, kolay ve maliyeti düşük çözümler üretilir. Ne yazık ki bu çözümler çoğunlukla yanlıştır ve daha sonra ortaya çıkacak daha büyük bir sorunun kök nedenini oluşturur. Kriz dönemlerinde alınan tedbirler, çalışanların motivasyonlarının düşmesine, gelecekle ilgili endişelenmelerine, zamanlarını dedikodu, kaygı ve kuruma ve yöneticilerine karşı kızgınlık yüklü konuşmalar yaparak geçirmelerine neden olur. Bu tür olumsuzluklarla başa çıkmanın yolu, yönetimin açık olmasından geçer. Yönetimin, çalışanları kurumun durumu ve ekonomideki gelişmelerin muhtemel etkileri konusunda, ümitsizlik ve karamsarlık yaratmadan bilgilendirmesi gerekir. Bilgi eksikliği, ortamda en karamsar ve kaygılı olanın duygusunun "gerçek"miş gibi algılanmasına sebep olur ve ortadaki boşluk en kaygılı olanın kaygılarıyla doldurulur. Çalışanların iş saatleri dışında bir araya gelerek, olumsuz duygulara kapılmadan bu gelip geçici süreçte kurumlarına katkı sağlamak için ne yapabileceklerini konuşmaları, oluşan kaos ortamını dağıtır." Baltaş, bu süreçte yöneticilere ve çalışanlara tavsiyelerini sıralıyor:

Yeni stratejiler ve açık hedefler belirlemeli

Çalışanlara iş tanımlarını aşan sorumluluk alanları taşımalı

Dinlemeli, geribildirim almalı

İhtiyaç duyana yardım etmeli

Ortamda bulunmayanın arkasından konuşmamalı

Verilen sözlerin tutulması sağlanmalı

Suçlamadan ve savunmaya geçmeden sorunları konuşmalı

Hatalarını kabul etmeli ve bunları düzeltmek için girişimde bulunmalıdır.

Önlemlerin altyapısı mevcut olmalı

Diğer taraftan şu hususa da dikkat etmekte fayda var: Tüm bu süreçlerle daha önce uzaktan yakından haşır neşir olmamamış, bu liderlik özelliklerinin hiç birini barındırmayan bir yöneticinin de küt diye kaos ortamını ortadan kaldırmaya yönelik bir takım yeni uygulamalarda bulunması da yanlış algılamalara neden olabilir. KRM Yönetim Danışmanlık Genel Müdürü Kerim Paker, "Yöneticilerin ve çalışanların kriz dönemlerinde normal zamanlara göre farklı önceliklere göre hareket etmelerini beklemek doğal. Ancak, kriz öncesi dönemde altyapısı oluşmamış bir yaklaşımın sadece kriz var diye herkes tarafından benimsenmesini beklemek şirketleri yanlış alanlara doğru götürecektir. Örneğin, normal dönemde şirketin durumunu çalışanlarla paylaşmamış olan bir yönetim, kriz döneminde bu uygulamayı başlatırsa, verilen mesajların yanlış algılanması kaçınılmaz olacaktır. Veya daha önce kişilerin sorumluluk almasına uygun olmayan bir çalışma şekli varsa, bir anda sorumluluk almalarını beklemek de öyle. Daha da doğrusu, aldıkları sorumluluğun karşısında iyi bir performans göstermelerini ümit etmek çok sağlıklı olmayacaktır. Şirketlerin kendi alışkanlıklarına uygun olacak uygulamaları hayata geçirmeleri gerekir. Bu dönemlerde liderler/yöneticiler, kriz öncesi dönemlerdeki alışkanlıklara aykırı gelecek uygulamalardan kaçınmalı, ama organizasyonlarında krizin etki ve sonuçlarını en aza indirecek metodları hayata geçirmeliler" diyor.

En önemli husulardan biri de liderin adil olması. Antal International Türkiye Genel Müdürü Mine Batıyel, kriz önlemleriyle ilgili kararlar alırken, liderlerin adil davranmasının çok önemli olduğunun altını çiziyor: "Verilen kararlar herkesi eşit oranda etkiliyor olmalı. Aksi taktirde bir kısım çalışanda ayrımcılık duygusu yaratıp, motivasyon ve sadakat eksikliğine yol açılabilir."

Kasvete karşı 8 önlem

Derler ya kaptan fırtınalı havada belli olur diye. İyi yönetici, gerçek lider kriz dönemlerinde kendini gösterir. İşte, L’Entreprise.com sitesinde yer alan kasvete karşı denenmiş ve başarısı kanıtlamış 8 önlem:

Şirketin durumu hakkında bilgilendirin

Karışık dönemlerde çalışanlar önlerini görme ihtiyacı duyar. Yönetici dürüstçe ve açıklıkla şirketin durumu ve geleceği hakkında onları bilgilendirmeli. Sorun varsa, öngörülen çarelerle birlikte paylaşılmalı. Şeffaflık ve güven ortamı en iyisidir. Yani, bir Fransız yöneticinin tersine çevirerek söylediği gibi, "Never complain, always explain."

Her çalışan başına ne geleceğini bilmeli

Çalışanlar şirketin gidişatını düşünürken, asıl kendi gelecekleri için endişelenirler. Bu da çok tabii. Bu konuda da yönetici çalışanı doğru bilgilendirmeli. Görevine devam edecekse teyit etmeli, bir değişiklik düşünüyor veya bekliyorsa, çalışana bildirmeli. Yanlışları varsa, uyarmalı ve çözüm önermeli. Eğer işine son vermek gerekiyorsa da, bunu da zamanında, görgü kuralları içinde yapmalı.

Stresinizi kendinize saklayın

Krizde yöneticinin tutumu, tavrı değişmemeli. Stresini çalışanlarına da bulaştırmamalı. Biraz modası geçmiş bir örnek olacak ama, nasıl bir anne, bir baba sorunları çocuklarına hissettirmemeye çalışırsa (ama onlara büyük insan muamelesi yapar ve bilmeleri gerekenleri de, gerektiği kadar anlatırsa) yönetici de öyle davranmalı. Tampon rolü görmeli.

Kararlarınızı çalışanlarınıza açıklayın

Fırtınada oraya buraya koşturan bir kaptan sizi ne kadar korkutur değil mi? Şirket için de durum aynı. Yöneticiler hiç bir şey yapmıyor, yaptıkları bir işe yaramıyor, diye düşünmek çalışanı strese sokar. Yönetici duruma ve dümene hakim olduğunu ve nereye gittiğini bildiğini çalışanlarına göstermeli. Neyi niye yaptığını ve ne sonuç beklediğini anlatmalı.

Çalışanlarınızla diyalog içinde olun

Krizde çalışanlar yöneticilere yakın olmak ister; soru sormak, cevap almak, bilgilendirilmek, endişelerini anlatmak ister... Mesela bir blog açın. Ama çalışanlarla sohbet eden bir "insan" olsun, patron yahut yönetici. Mesela "Kurumsal İletişim Departmanı" değil. "Blog supap vazifesi görür" diyor bir uzman ama uyarıyor: "Ama dikkat. Yöneticinin gerçekten çalışanlarıyla iletişime açık olması gerekir. Eğer blogu, görüşlerini empoze etmek için kullanmaya kalkarsa, ters teper."

Sorumluluk verin suçluluk duygusu yaratmayın

Elinden bir şey gelmeyen çalışana kötü haberler vermek sadece moral bozmaya yarar. Bir olumsuz gelişme varsa, bunu sadece ilgili çalışana aktarın ve ne yapabileceği konusunda yol gösterin. Mesela tahsilat süreleri tehlikeli şekilde uzadı. Bunu ustabaşına söylemenin faydası yok zararı var. Satışla, muhasebeyle paylaşın ve birlikte çare arayın. "Lider, ekibine sorumluluk verir, suçluluk duygusu değil" diyor bir uzman.

Hassas noktalara özellikle dikkat edin

Uzmanlar, yöneticinin hangi durumda, hangi servisin izlenmeye ve desteğe ihtiyacı olduğunu bilmesi gerektiğini söylüyor. Mesela önemli bir müşteri sizi bıraktı. Satış yahut muhasebedekiler paniğe kapılıp şirkette telaş yaratabilir. Yönetici duruma hakim olduğunu göstermeli. Durumdan haberdar olmalı, soğukkanlı davranmalı, "X şirketinin şu sebeple sorun çıkarmasını bekliyorduk. Şöyle bir tedbir düşündük" diyebilmeli. Tabii eğer gerçekten olacakları öngörebiliyorsa, söz konusu yönetici gerçek bir liderdir. Yoksa da en azından, bir "beyaz yalan" söylemeyi becerebilmeli.

Çalışanlarınızı meşgul etmeyi bilin

"Boş kalırlarsa ya firar düşünürler ya münasebetsiz şeyler" diye, askerler gibi, çukur kazdırıp çukur doldurtun demiyoruz elbet. Ama boş oturan çalışanların morali daha kolay bozulur; dedikodu ve rivayetler yayılmaya başlar. Herkes işinin başında ve meşgul olursa, stres azalır. Ama kimi çalışanlar da iş yüküne ve baskıya dayanamaz. Bunlar daha sistemli, daha disiplinli bir iş bölümünü tercih ederler. Yönetici kimin ne yaptığını ve nasıl daha verimli çalıştığını bilmeli.

Özetle, kriz dönemlerinde çalışanların yöneticilerinden 3 temel beklentisi vardır:

Şeffaflık ve adam yerine koyulmak: Krizi ciddiye almayan çalışanın silkelenip kendine getirilmeye; durumun bilincinde olan çalışanın da elinden tutulduğunu hissetmeye ihtiyacı vardır.

Bir liderin peşinden gittiklerini hissetmek: Söyledikleriyle yaptıkları tutarlı, paniğe kapılmayan, duruma hakim olduğunu gösteren bir yönetici. Bir danışmanın dediği gibi, "Krizde patronluğunu sadece kafasıyla değil, ruhuyla, yüreğiyle yapan patrona ihtiyaç var..."

Seslerini duyurmak: Bu dönemde yönetici çalışana yakın olmalı, büroları, atölyeleri sık sık ziyaret edip onların sorunlarını ve önerilerini dinlemeli, en azından aynı gemide olduklarını göstermeli.

Tek ilaç iletişim

Tabii bu dönemde çalışanlardan beklenen ise daha esnek çalışmaları oluyor, çünkü kriz dönemleri değişimi getirdiğinden, esneklik ön plana çıkıyor. Mine Batıyel, "Çalışanlar, yöneticilerine soru sormaktan çekinmemeli. Soru işaretlerini giderebilmek adına çalışanlar da yöneticiler ile açık iletişimde olmalı ve her şeyi konuşabilmelidir" diyor.

Fransa’da yayımlanan Affaires Plus dergisindeki yazısında (Haz. 2009), yönetim danışmanı Nathalie Francisci kriz sebebiyle yüreği daralanlara şöyle sesleniyor: "Krizin etkisiyle yüreği daralanlar çok; yalnız değilsiniz. Böyle dönemlerde insanlar içine kapanır - büro kapılarının kapalı olmasının sebebi de budur. Bu karamsar havanın tek ilacı iletişim ve işbirliğidir." Ve özetle şunları öneriyor:

Oturup beklemeyin, proaktif olun. Kriz inovasyonu besler.

Daha çok çalışın. Ama enayi durumuna düşmeyin.

Yardım edin, empati duygunuzu geliştirin. Kapınızı açın.

Sizin işe ihtiyacınız var, işverenin de size. Aynı gemidesiniz, iki kürek de siz çekin.

Bir toplantı düzenleyin, sorunları açıkça konuşun. Terapi yerine geçer. Ama çareleri de sayın ve harekete geçin.

Giyiminize kuşamınıza özen gösterin. Koyuvermeyin kendinizi.

Ve gülümseyin. Heyecan bulaşıcıdır.