DTO da dijital arşive geçiyor
Denizli Ticaret Odası (DTO), sicil arşivinde bulunan tüm belgelerini dijital ortama aktararak, personelde zaman ve performans kayıplarını azaltmanın yanı sıra üyelere dönük hizmetlerde zaman kaybı ve bürokrasiyi en aza indirme çalışmalarına başladı.
Denizli'de 83 yıllık geçmişe sahip olan Denizli Ticaret Odası'nın dijital arşiv verilen çalışmasının alt yapısı mayıs ayında oluşturularak 1 Eylül 2009 tarihinde faaliyete geçirilirken, odaya kayıtlı 10 bini aktif, toplam 13 bin üyesine ait değişik boy ve nitelikteki arşivlenen evraklarının, elektronik ortama aktarılma işi sürüyor. Daha güvenli bir arşiv oluşturması hedeflenen çalışmada, 1 milyonun üzerinde evrağın dijital ortama aktarılması bekleniyor.
Konuyla ilgili açıklama yapan Denizli Ticaret Odası Başkanı Necdet Özer, yedeklemesi mümkün olmayan fiziksel arşivin yangın, su baskını, deprem, çalınma, kayıp, yıpranma gibi durumlarda korunamayacağını ifade ederek, "Bu çalışmayla yaşanabilecek muhtemel olumsuzlukların önüne geçmiş ve yedekleme işinde güvenliği arttırmış olacağız." dedi.
Dijital arşiv çalışmasının sadece dosyaların elektronik ortamda durmasını değil, Sicil Memurluğu'na gelen üyelerin işlem sürecini hızlandıracağını da belirten Necdet Özer, "Çalışanlarımız, üyelerimizle ilgili bilgiye daha çabuk erişeceği için işlemlerin hızı da aynı paralelde artacak. Üyelerimize verdiğimiz hizmetin kalitesi ve hızını arttırarak, doğru bilgi ve belge akışını sağlayacağımız bu çalışmayla, gelecekte kurumlar arası elektronik imza ile yapılacak işlere de altyapı oluşturacağımızı düşünüyoruz" diye konuştu. Arşiv çalışmasının bürokrasiyi azaltacağını ifade eden Özer, "Üye dosyalarının dijital ortama aktarılmasıyla, kağıt-kırtasiye gibi birtakım malzemelerden de tasarruf sağlanacak. Tüm dokümanlarda içerik araması yapılabilmesi ve üyelere verilen hizmet kalitesinin ve hızının arttırılması düşüncesiyle yola çıkılan dijital arşiv çalışmasıyla, kurumlar arası yapılacak yazışma ve hizmet sunumlarıyla bürokrasiyi de azaltmayı hedefliyoruz" dedi.
